人生論

コミュニケーションミスを確実に防ぐ!円滑なコミュニケーションとる秘訣とは?

[記事更新日:2018年9月2日]

suju / Pixabay

こんにちは。

ゴリぱちです。(@3Bgoripachi)

いきなりですが、皆さんはコミュニケーション能力が高いですか?

仕事でも、恋愛でも、コミュニケーション能力の高さが求められる世の中ですが、僕はコミュニケーション能力が高くないと自負しています。

雑談を続けるのならできますが、相手とちゃんとコミュニケーションを取るのは苦手です。

人見知りなので笑

では、ここでいうコミュニケーション能力は何かというと、「自分が話したこと、相手が話したことがお互い100%理解している状態に持っていける能力」のことです。

コミュニケーションミスはなぜ起きるのか、そもそもどんな状態をコミュニケーションミスというのか、コミュニケーションが取れているのはどんな状態なのかを考え続けた中で、とある方からの教えでこれらの問いへの答えが出たので、今回は忘備録も兼ねて記事を書いていきます。

では、レッツゴー!!!

コミュニケーションとは何か?

僕の知り合いで、とある大手機器メーカーで30年以上働いていた方がいます。

僕がコミュニケーションミスによって会社に影響が出た時、こんなことを話してくれました。

社内でよく言われることの一つに、「伝わったことが伝えたこと。」という言葉がある。

コミュニケーションは、「相手が何を理解したか」が全てであって、「自分が何を話したか」ということ自体は、全く意味が無い。

だからこそ、「えっ? 僕はちゃんと説明しましたよ」というのは全く弁解にもなっていない。

きちんと相手が理解したかどうかの確認までをして初めて説明したことになる。

逆の立場になったら、「自分はこのように理解した」ということを説明者が確認できるようなレスポンスをすることも重要だ。

これは金言でした。「コミュニケーションとは何か」という問いに光が差し込んだ瞬間でした。

コミュニケーションミスの原因とは?

コミュニケーションミスが生まれている状態とは、「自分が話した内容を相手が理解していない状態」と言えます。

例えば、僕が彼女に「アイスを買ってきて欲しい」と頼んだとします。

友達なら、なんとなくお互いの好みを知っているので的確に好みのアイスを買ってくるかもしれませんが、まだそこまで親しくない人だと、何を買っていいのか検討もつきません。

そもそもアイスと聞いたときに連想するものが違う可能性もあります。

これを見ていただくとわかるように、「アイス」一つとっても、お互いの認識は全く違います。

この状態のまま、彼女がアイスを買いに行ってしまうと、買ってきてほしい「アイス」とは全く違う「アイス」が目の前に出てくることになり、喧嘩になってしまいます。

これは、明らかにコミュニケーションミスが生まれていると言えます。

良いコミュニケーションとは何か?

良いコミュニケーションとは「自分が伝えたいことと、相手の認識が100%合っている状態」と言えます。

この図のように、お互いが「アイス」に対して共通の認識を持っています。

この状態であれば、アイスの買い物を頼んでも、まさに自分が欲しい「アイス」を買ってきてくれるので、円満な関係を築くことができます。

仕事も同じです。相手が自分に対して伝えたいことは何か、自分が相手に伝えられていることは何か、これが明確にならないと、仕事が全く終わりません。

「自分の思っているものと違う。」、「話と違う。やり直しだ。」といった地獄に巻き込まれていきます。

この状態を防ぐためにも、良いコミュニケーションを取らないといけません。

では、どうやって良いコミュニケーションを取ればいいのでしょうか?

良いコミュニケーションの取り方。

ここでも、アイスを買ってきてくれるようにお願いする場面を想像してみましょう。

① なるべく詳細な情報を伝える。

アイスといえども、先ほど述べたように様々なものがあるので、欲しいアイスの詳細を共有します。

上の画像をもとにすると、カップに入った抹茶味のシャーベットタイプのアイスを求めているので、相手にこう伝えます。

「カップに入った、抹茶味のシャーベットタイプのアイスを1つ買ってきてくれない?」

これで詳細はバッチリです。

② 伝えた内容がなにか聞く。

次に必要なのは、相手に自分が何を頼んだかを聞いてみます。

ここで相手が、自分が頼んだことを明確に答えれば合格です。

③ 伝えた内容を繰り返してもらう。

最後に、相手に自分が頼んだこと、相手が認識していることを復唱してもらいます。

ここまで確認すれば、認識のずれは滅多に起こりません。

友達同士でやると、くどいので嫌われるかもしれませんが、仕事では徹底してこれを行います。

ちなみに、仕事の場合は、案件を進める前、仕様書作成時に最も気を使います。

こちらの意図と、相手の意図を完璧にマッチさせるため、一言一句、誤認識が無いように話し合うべきです。

業務委託契約書を作成し、相手にサインをしてもらえば、納品時のトラブルもなくなるでしょう。

僕は過去に、100万円クラスの案件を、コミュニケーションミスによって飛ばしました。

メールで作業内容をお互い確認し、作業をしていたものの、納品時に「想定していたものと違う。検収不合格なので支払えない。」と門前払いを食らいました。

きちんと契約書を作っておけばこんなことにはならなかったのに。。。

今でも悔しい経験です。

まとめ

コミュニケーションミスは、誰にでも起こることですが、少しの気遣いで未然に防ぐことが可能です。

「コミュニケーションとは、相手が、自分の伝えたいこと内容を100%理解している状態だ」と理解すること。

詳細を伝え、相手に聞き、復唱させる。

たったこれだけで、コミュニケーションミスはほぼ100%回避することができます。

めんどくさいかもしれませんが、コミュニケーションが100%上手く取れているだけで、仕事の効率は著しく向上します。

日頃、コミュニケーションミスで悩んでいる方は、是非とも実践してみてください!

仕事だけじゃなく、恋愛や、結婚生活にも応用できます!

では、今回はここまで!

最後まで読んでいただき本当にありがとうございます!

また次回、お会いしましょう!

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